COVID-19 Virus & SALALM 65

• By: Hortensia Calvo
• On: 03/09/2020 20:34:35
• In: SALALM Conferences

Dear SALALM community and prospective SALALM 65 attendees,

Some of you have begun to ask about contingency plans for the upcoming SALALM conference in Sacramento, June 5-8 as the COVID-19 virus spreads around the world.  We are monitoring the news regarding the epidemic but the situation remains fluid, and authorities cannot yet predict how far the disease will spread and to what extent, or for how long normal activities may be interrupted.

Roberto Delgadillo, Chair of Local Arrangements for our upcoming SALALM conference in Sacramento June 5-8, has requested guidance from administrators of the University of California-Davis, but so far everyone is on a “wait and see” mode.

In the meantime, and until we have any definite news to indicate proceeding differently, with President Sarah Buck Kachaluba, we continue preparations for a great conference in Sacramento in early June.  

I hope everyone continues to register for the conference.  But I understand there may be concerns.  If we receive news that either the federal or state government cancels meetings, therefore canceling SALALM 65 in the coming months, we will plan accordingly.  I do want to assure you that, in the event of federally or state-mandated closings, SALALM will refund any registration monies in full. 

Also, we have confirmed that the Embassy Suites-Sacramento Riverwalk Hilton--the conference hotel--will refund without penalty any room cancellations 48 hours before the day of arrival.

Finally, although SALALM cannot refund airline tickets and other transportation booked to travel to and from the conference, do check with your airline or other carrier since some airlines have begun to offer penalty fee waivers for ticket changes for one year for travel interrupted by the epidemic.  

We will keep you posted as we know more!

Hortensia Calvo, Executive Director Seminar on the Acquisition of Latin American Library Materials (SALALM) Tulane University

Estimados miembros de SALALM y colegas que piensan asistir a SALALM 65:

A medida que el virus COVID-19 se propaga por el mundo, hemos empezado a recibir preguntas sobre cómo puede afectar nuestra reunión anual en Sacramento, California del 5 al 8 de junio próximo.  Por el momento, estamos atentos a las últimas noticias, pero la situación aun no es clara, y hasta la fecha las autoridades no pueden predecir con seguridad cuánto va a durar la epidemia ni hasta qué punto va a afectar las operaciones normales del día a día.  

Roberto Delgadillo, encargado de la logística local para SALALM 65 se ha comunicado con la administración de la Universidad de California-Davis, sede del congreso, pero por el momento la Universidad no ha tomado una determinación concreta.  

Mientras tanto, y hasta que las autoridades no se pronuncien de forma concreta, junto con nuestra presidenta para 2020 Sarah Buck-Kachaluba, seguimos adelante con los preparativos para el congreso.

Esperamos que las inscripciones para el congreso continuen, tal como se han efectuado hasta la fecha, aunque comprendo bien que pueda haber temores.  Quiero que sepan que en el momento que recibamos noticias de medidas concretas por parte del gobierno federal de EEUU o del estado de California que impliquen la cancelación de SALALM 65, se lo comunicaremos.  Pero queremos asegurarles que en el caso de prohibición forzosa, SALALM le devolverá a cada individuo cualquier costo asociado con la inscripción.

Por otra parte, hemos confirmado que el Embassy Suites-Sacramento Riverwalk Hilton Hotel, sede del congreso, también rembolsará cualquier costo asociado con la reserva de habitaciones hasta 48 horas antes de su llegada.

Desafortunadamente, SALALM no puede rembolsar los costos de viaje al congreso, pero les ruego averiguar con las aerolíneas, ya que algunas están ofreciendo cambios que resulten de la epidemia a tiquetes comprados—sin multa—por un año.  

Seguimos en contacto a medida que la situación vaya evolucionando.  Por el momento, seguimos adelante.

Hortensia Calvo, Directora Ejecutiva Seminario sobre la Adquisición de Material Latinoamericano para Bibliotecas (SALALM) Tulane University